Zasada #1 Nie ma limitu czasowego prowadzenia działalności nierejestrowanej.

Możesz prowadzić działalność nierejestrowaną tak długo ile tylko zechcesz. Możesz działać rok (jest to najczęściej wybierany wariant na przetestowanie pomysłu), do czasu ukończenia urlopu wychowawczego/macierzyńskiego, dwa lata, pół roku. Możesz dać sobie czas na testowanie pomysłów, budowanie marki, stabilizację dochodów. Możesz działać bez konkretnego limitu czasowego ale określić sobie, że działasz do momentu aż np. przez 4-6 miesięcy pod rząd będziesz „po limit finansowy”. Można w ramach działalności nierejestrowanej działać przez wiele lat, traktując ją jako pracę dodatkową, jako dodatkowe źródło przychodów a nie pas startowy do działalności nierejestrowanej czy większych zarobków.

Przykłady wariantów czasowych wpływających na długość prowadzenia działalności nierejestrowanej:

• Stablizacja/regularne przychody
• Nieopłacalność
• Sytuacja życiowa i osobista
• Rodzaj biznesu
• Twoje chęci, oczekiwania i założenia biznesowe

ZASADA#2 Jedna osoba – jeden limit działalności nierejestrowanej

Działalność nierejestrowana jest ściśle związana z osobą fizyczną, więc limit również – jedna osoba, jeden limit przychodu należnego. Nie można prowadzić działalności w formie spółki prawa handlowego czy cywilnego.

Przykłady sytuacji:

• Nie można z mężem, mamą, koleżanką, córką mieć jednej marki i w ten sposób sztucznie generować podwójny limit. Jedna osoba – jedna nierejestrowana marka, profil na IG/FB jednej osoby.
• Można mieć pracownika np. zatrudniając na umowę o dzieło/zlecenie, ale jego wynagrodzenie też jest w puli limitu Twoje działalności nierejestrowanej.
• Można ustanowić pełnomocnika ale wciąż można mieć tylko jeden limit i nie można go przekroczyć.
• Można realizować różne pomysły na biznes jednocześnie. Nie ma kodów PKD w działalności nierejestrowanej, więc można dowolnie zmieniać zakres działania, można zmieniać w trakcie roku lub miesiąca, można świadczyć usługi fotograficzne, prowadzić warsztaty rytmiczne, sprzedawać rękodzieło lub produkty wirtualne online. Jednak wciąż będzie to w ramach jednego limitu przychodu należnego.

Zasada #3 : Limit działalności nierejestrowanej określamy jako 50% wartości minimalnego wynagrodzenia za pracę w danym miesiącu

Limit działalności nierejestrowanej co roku ulega zmianie. Co roku jest jego aktualizacja. Dokładny zapis z ustawy Prawo przedsiębiorców brzmi:

Nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia, o którym mowa w ustawie z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2018 r. poz. 2177 oraz z 2019 r. poz. 1564), i która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej.

Jak kształtowała się wysokość limitu działalności nierejestrowanej w poprzednich latach?

• Rok 2018: płaca minimalna – 2100 zł , limit – 1050 zł
• Rok 2019: płaca minimalna – 2250 zł, limit – 1125 zł
• Rok 2020: płaca minimalna – 2600 zł, limit – 1300 zł
• Rok 2021: płaca minimalna – 2800 zł, limit – 1400 zł
• Rok 2022: płaca minimalna – 3010 zł, limit – 1505 zł

Praktyczne wskazówki:

• To wartości od stycznia do grudnia.
• Maksymalnie w każdym miesiącu tyle przychodu.
• Limit obliczać należy dla miesięcy kalendarzowych, a nie dla okresu 30 dni prowadzenia aktywności związanej z działalnością gospodarczą. Co to oznacza? W przypadku, gdy działalność tego rodzaju rozpoczyna się w trakcie miesiąca np. 6 grudnia – limit przysługuje na cały miesiąc grudzień.

ZASADA #4 Rzetelne i prawidłowe rozliczanie limitu

Limit działalności nierejestrowanej to limit przychodu należnego. Przez przychód należny, o którym mowa w ust. 1, rozumie się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont.

Wszystko co otrzymujesz od klientów oraz to co jeszcze nie otrzymałaś, ale jest Tobie należne. To nie jest zysk czy dochód! Można niektóre rzeczy wyłączyć, ale nie wyłączasz kosztów.

Przykładowe sytuacje:

• Koszty produkcji? Sprzedajesz sukienkę – materiały na jej stworzenie to 100 zł, sprzedajesz za 200 zł – wszystko co otrzymałaś od klienta musisz brać pod uwagę przy liczeniu limitu. Nie możesz odliczyć kosztów produkcji.
• Należy wliczać do limitu przychód osiągnięty z umów cywilnoprawnych (o dzieło/zlecenie/współpraca) jeśli dotyczą one tego samego rodzaju przedmiotu aktywności, co prowadzona działalności nierejestrowana. Inaczej jest w sytuacji, gdy przedmiot umów zlecenia i o dzieło dotyczy innych czynności, nie związanych z prowadzoną działalnością nierejestrowaną. Przykład: Fotograf prowadzi biznes online i sprzedaje mini kurs online w ramach działalności nierejestrowanej, dodatkowo zawiera umowy o dzieło, by wykonywać sesje narzeczeńskie. Umowy o dzieło zawierane są w ramach działalności nierejestrowanej w branży fotograficznej – wliczamy do limitu.
  Inny przykład: Działalność nierejestrowana w branży rękodzielniczej a dodatkowo podjęto się jednorazowego stałego zlecenia fotograficznego w ramach umowy zlecenie – nie wliczamy tego do limitu.
• Wysyłka produktu, przy braku innych zastrzeżeń np. w regulaminie nie będzie odliczona od kwot należnych. Przykład: branża rękodzielnicza, wysyłka produktu do paczkomatu – 15 zł, produkt 50 zł. Klient płaci 65 zł więc całość wliczamy do limitu działalności nierejestrowanej.
• Zasada wyłączenia z limitu: Do limitu nie wliczamy wartości zwróconych towarów, bonifikat, skont.
• Przykład zwrotu: Listopad sprzedaż za 1000 zł. Grudzień 1200 zł i zwrot produktu z Listopada 200 zł. Do limitu listopadowego nie wliczymy 200 zł, czyli za listopad ostatecznie przychód to 800 zł.

Zasada#5 Właściwego i rzetelnego określania momentu powstania przychodu należnego

Kwoty należne uznajemy za przychód należny choćby nie zostały jeszcze faktycznie otrzymane. Właściwe określenie momentu powstania przychodu należnego łączy się nie tylko z limitem działalności nierejestrowanej, ale też z rzetelnym prowadzeniem uproszczonej ewidencji sprzedaży i jest istotnym zagadnieniem dla każdego początkującego przedsiębiorcy.

Reguła wynikającą z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) brzmi:

Za datę powstania przychodu, o którym mowa w ust. 1, uważa się, z zastrzeżeniem ust. 1e, 1h–1j i 1n–1p, dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

1) wystawienia faktury albo

2) uregulowania należności.

Przepis ten ma zastosowanie do wszystkich dostaw towarów (z wyjątkiem tzw. dostaw ciągłych, wśród których można wymienić energię elektryczną, cieplną czy gaz), a w przypadku usług, do takich, które nie są rozliczane w okresach rozliczeniowych.

Jak osoby prowadzące działalność nierejestrowaną powinny prawidłowo określić moment powstania przychodu należnego?

Przychód następuje w dniu wydania rzeczy bądź wykonania usługi, chyba że przed tym dniem zostanie wystawiona faktura dokumentująca sprzedaż lub zostanie uregulowana należność. W rezultacie przychód powinien zostać uznany w dacie (w dniu) tego zdarzenia, które wystąpi najwcześniej.

• Po pierwsze bierzemy pod uwagę dzień wykonania usługi (np. w przypadku usług fotograficznych) lub dzień wydania rzeczy (np. w przypadku osób sprzedających rękodzieło).
• Po drugie, jeśli przed dniem wykonania usługi (lub wydania rzeczy) klient za usługę (lub towar) zapłacił, to ten moment (zapłaty, uregulowania należności) będzie miał znaczenie w kontekście określenia powstania przychodu należnego. W zależności od tego, co było pierwsze określimy moment powstania przychodu należnego.
• Po trzecie, jeśli przed dniem wykonania rzeczy lub wykonania usługi  i przed dniem uregulowania płatności została wydana faktura, to dzień wystawienia faktury będzie dniem kiedy powstał przychód należny. Jako osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie masz obowiązku wystawiania faktury do każdej transakcji (obowiązek powstaje w momencie, gdy klient o taką fakturę poprosi). Możesz jednak wystawiać faktury, jeśli chcesz. Co więcej zgodnie z prawem możesz to robić również przed wykonaniem usługi (lub zbyciem rzeczy). W takiej sytuacji (jeśli wystawienie faktury jest pierwszym zdarzeniem z tych trzech wyżej wskazanych, to to zdarzeniem będzie momentem w którym powstał przychód należny). W takim przypadku to już moment wystawienia faktury będzie momentem, który musisz uwzględnić przy liczeniu limitu działalności nierejestrowanej.

Przykład (w branży fotograficznej):

• 6 grudnia 2021 roku jako przedsiębiorca uzgodniłaś z klientem, w formie umowy, że będzie wykonana sesja fotograficzna we wrześniu. Jeżeli klient zapłacił Tobie za usługę z góry, to już dzień zawartej umowy należy uwzględnić jako dzień powstania przychodu należnego.
• Jeżeli 6 grudnia 2021 roku tylko rozmawiałaś z klientem, zawarłaś umowę, ale usługa nie została wykonana (będzie wykonana w styczniu), klient nie zapłacił Tobie za usługę z góry, a Ty nie wystawiłaś faktury (nie masz takiego obowiązku dopóki klient o to nie poprosi), to nie powstał przychód należny. Nie wliczasz w grudniu samej umowy do limitu działalności nierejestrowanej. Zrobisz to (wliczysz do przychodu) dopiero styczniu, tj. w momencie kiedy wykonasz usługę, klient Tobie zapłaci, kiedy wystawisz fakturę.
• Kwoty należne – jeżeli po wydaniu towaru lub zrealizowaniu usługi nabywca będzie zwlekał z zapłatą, to nierejestrowany przedsiębiorca będący sprzedawcą i tak będzie miał obowiązek zaksięgowania nieotrzymanej należności jako przychodu z działalności. Grudzień sesja zdjęciowa, a klient nie płaci do lutego to i tak wliczamy do limitu grudniowego.
• Zadatki i zaliczki. Zaliczka jest do zwrotu jeśli nie dojdzie do realizacji usługi i sama zapłata zaliczki nie jest jeszcze uznawana za moment powstania przychodu należnego. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku otrzymania przez sprzedawcę zadatku. On również nie skutkuje powstaniem przychodu do opodatkowania w miesiącu jego wpłaty. Przychód w pełnej wartości zamówienia do opodatkowania w przypadku zaliczki i zadatku powstanie w momencie wystawienia faktury końcowej. Przykład: Zaliczka 6 grudnia – nie wpisujemy jej do ewidencji. Realizacja usługi i zapłata za całą sesję fotograficzną/sprzedany produkt rękodzielniczy/napisany tekst korektorski – 10 stycznia to wtedy wpisujemy przychód w ewidencji oraz wliczamy do limitu.

Zasada #6 Limit działalności nierejestrowanej liczymy w okresach miesięcznych a nie jako średnią z całego roku

Dla danego pełnego miesiąca. Jeśli już w jednym miesiącu jest przekroczenie limitu to koniec działalności nierejestrowanej.

Przykładowa sytuacja: Krystyna świadczy usługi wirtualnej asystentki. Do sierpnia nie przekroczyłam w żadnym miesiącu limitu. Od sierpnia do grudnia pracowała nad dużym projektem, któremu poświęciła dużo czasu. Za całość otrzyma wynagrodzenie w grudniu. Kwota wynagrodzenia to 4500 zł. Gdy podzielimy to na okres pracy (sierpień-grudzień), to Krystyna otrzyma za każdy miesiąc wynagrodzenie, które nie przekracza limitu. Nie możemy jednak tak zrobić. Skoro otrzymała całą płatność w grudniu, to niestety oznacza to, że Krystyna przekroczyła w grudniu limit i ma 7 dni od dnia otrzymania pieniędzy na zarejestrowanie działalności gospodarczej w CEIDG.

ZASADA #7 Przekroczenie limitu oznacza koniec działalności nierejestrowanej i konsekwencje

Licząc limit działalności nierejestrowanej należy pamiętać, że jeżeli próg przychodu zostanie przekroczony, wówczas należy dokonać rejestracji działalności gospodarczej terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie przychodu.

Jeżeli przychód należny z działalności, o której mowa w ust. 1, przekroczył w danym miesiącu wysokość określoną w ust. 1, działalność ta staje się działalnością gospodarczą, począwszy od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie wysokości, o którym mowa w ust. 1.  W przypadku, o którym mowa w ust. 3, osoba wykonująca działalność gospodarczą składa wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie wysokości, o którym mowa w ust. 1.

Konsekwencje przekroczenia limitu:

• Nie można spróbować ze startupem
• Utrata czystej karty i tak szybko nie wrócisz do nierejestrowanej
• Utrata szansy na dofinansowanie/ w 7 dni nie załatwisz
• Nagła rejestracja DG może mieć też konsekwencje u pracodawcy/jeśli jesteś bezrobotna/pobieranie zasiłków – dużo problemów i rozmów
• Rozliczenie i DN i DG (w trakcie 2022 np. do czerwca/od czerwca)
• Należy wypełnić wniosek CEIDG-1, za pośrednictwem którego działalność gospodarcza zostanie zarejestrowana w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
• Obowiązek rejestracji oznacza nowe zasady rozliczania podatku i obowiązek płacenia składek ZUS, musisz też wybrać kody PKD i księgowa oraz podjąć decyzje dotyczące VAT

Przykład: sytuacje przekroczenia limitu: Listopad – 300 zł/300 zł/1000 zł – już 15 dnia listopada przekroczono. Mamy 7 dni czyli do 22 listopada na rejestrację DG. Wszystkie przychody między 15-22 już są zaliczane do gospodarczej. Możesz zarejestrować firmę w całości online, ale musisz mieć podpis elektroniczny lub profil zaufany. Jeśli nie masz możliwości skorzystania z tych opcji, możesz wypełnić wniosek elektronicznie i w ciągu 7 dni udać się do urzędu, aby go podpisać osobiście. We wniosku musisz podać datę rozpoczęcia działalności gospodarczej. W Twoim przypadku będzie to dzień, w którym przekroczyłeś limit przychodów.

Kontrola dotycząca działalności nierejestrowanej – czy przedsiębiorcze mamy mają się czego obawiać? Wywiad z ekspertem od spraw podatkowych, Aleksandrą Kasińską-Skibą.

Jak uniknąć przekroczenia limitu?

• Planuj strategicznie i z głową dużo wcześniej czy i kiedy chciałabyś przekroczyć limit, uwzględnij to w swoim biznesplanie, nie daj się zaskoczyć
• Odmów zlecenia płatnego dużą sumą w jednym czasie, podziel na mniejsze produkty/umowy
• Odmów zlecenia ponad miarę
• Ustal z klientem nowy termin na przyszły miesiąc
• Ustaw stany magazynowe
• Dobrze ułóż ceny produktów i ilości sprzedawanych towarów

Podsumowanie

Zalecam Ci strategiczne podejście do limitu. Niech nie ogranicza Cię jego wysokość!
Od początku myśl o większej sprzedaży a działalność nierejestrowaną potraktuj jako początek pasa startowego do wysokodochodowego źródła zarobku. Jednocześnie w swojej strategii podkreśl, kiedy chcesz przekroczyć limit. Niech nie będzie to przypadkowa sytuacja (jednorazowa większa sprzedaż zobowiązuje Cię do zarejestrowania działalności gospodarczej a później może okazać się, że nie starcza na wszystkie opłaty) Licz, sprawdzaj, działaj, rozwijaj się i sięgaj po więcej!

Podstawa prawna:

• Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
• Ustawa Prawo przedsiębiorców