Faktury, jako jeden ze sposobów dokumentowania sprzedaży przez osoby prowadzące działalność bez rejestracji.
Faktury, to jedno z najważniejszy zagadnień do opanowania przed startem z małym biznesem. Osoby prowadzącej działalność bez rejestracji mają bowiem różne obowiązki księgowe. W zależności od tego, czy musisz zarejestrować się jako podatnik czynny VAT, czy nie te obowiązki będą różne. Większość osób startujących z działalnością nierejestrowaną korzysta ze zwolnienia z bycia podatnikiem czynnym VAT. Jeśli nie świadczysz usług prawniczych, jubilerskich, doradczych albo jeśli nie sprzedajesz biżuterii ze złotem czy srebrem, to prawdopodobnie nie musisz rejestrować się jako podatnik czynny VAT. Sprawdź to zanim zaczniesz sprzedaż.
Jako osoba prowadząca działalność nierejestrowaną, zwolniona z bycia podatnikiem czynnym VAT masz obowiązek zapisywania swoich przychodów w uproszczonej ewidencji sprzedaży. Podstawę prawną, obowiązki, zasady prowadzenia i konsekwencje nieprowadzenia takiej ewidencji podawałam i tłumaczyłam w filmikach wideo oraz opisałam w artykule dostępnym tutaj:
Oprócz prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży można dokumentować sprzedaż prowadzoną w ramach działalności bez rejestracji poprzez wystawianie klientom rachunków lub faktur (bez VAT). Nie jest to obowiązkowe do każdej transakcji, ale warto zastanowić się nad wprowadzeniem takiego rozwiązania w swoim biznesie. Wystawianie rachunków czy faktur (bez VAT) dla każdego klienta generuje porządek w dokumentach księgowych oraz profesjonalnie wygląda w oczach klientów. Klient, który po zrealizowanej transakcji zakupu otrzymuje potwierdzenie jej wykonania na piśmie czuje się dużo bezpieczniej i nie powinien mieć wątpliwości, że prowadzisz swój mały biznes legalnie.
Niektóre osoby prowadzące działalność nierejestrowaną będą miały obowiązek wystawiania paragonów. Tak będzie w sytuacji, gdy prowadzisz mały biznes np. w branży kosmetycznej. Kosmetyczki mają obowiązek księgowania przychodów na kasie fiskalnej i wystawiania paragonów m.in. każdej osobie fizycznej, która skorzysta z ich usługi.
Wystawianie faktury na żądanie klienta? Obowiązek osoby prowadzącej działalność bez rejestracji!
Jako osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie masz obowiązku wystawiania faktury bez VAT do każdej transakcji – to już wiesz. Jednak w momencie, gdy klient Cię o taki dokument poprosi, Ty na takie żądnie musisz odpowiedzieć i wystawić fakturę bez VAT. W momencie, gdy klient Cię o taką fakturę prosi powstaje po Twojej stronie obowiązek prawny! Obowiązek ten zawarty jest w ustawie o podatku od towarów i usług.
Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług nierejestrowany sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę, jeżeli kupujący zgłosi zapotrzebowanie na nią w ciągu 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym nastąpiła dostawa towaru, wykonanie usługi bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
PRZYKŁAD: Sprzedaż produktu nastąpiła 24 marca 2021 roku. Klient może więc zgłosić żądanie otrzymania faktury aż do końca lipca 2021 roku.
Fakturę bez VAT należy wystawić:
PRZYKŁAD: Sprzedaż nastąpiła 24 marca 2021 roku. Klient zgłosił się po fakturę 28 marca 2021 roku. Nierejestrowany przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę do 15 kwietnia 2021 roku.
- nie później niż 15-tego dnia od dnia zgłoszenia żądania – jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
PRZYKŁAD: Sprzedaż nastąpiła 24 marca 2021 roku. Klient zgłosił się po fakturę 5 maja 2021 rok. Nierejestrowany przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę do 20 maja 2021 roku.
WAŻNE! Fakturę należy wystawić w dwóch egzemplarzach. Jeden otrzymuje nabywca (klient), a drugi sprzedawca (nierejestrowany przedsiębiorca) zostawia w swoich dokumentach.
Jak wystawiać faktury w ramach prowadzenia działalności bez rejestracji? Obowiązkowe elementy faktury bez VAT!
Faktura bez VAT wystawiana przez osobę prowadzącą działalność nieewidencjonowaną powinna zawierać:
- datę wystawienia,
- numer kolejny faktury (numerowanie jest dowolne, ale należy trzymać się wybranego systemu – kolejność miesięczna/roczna/ogólna),
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cenę jednostkową towaru lub usługi,
- kwotę należności ogółem.
Fakturę bez VAT należy wystawić ze stawką VAT z oznaczeniem zw. Podatnicy zwolnieni z VAT przedmiotowo, ze względu na charakter wykonywanych usług powinni zamieścić na fakturze podstawę zwolnienia z VAT. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku podatników zwolnionych z VAT podmiotowo, czyli gdy zwolnienie dotyczy kwoty limitu sprzedaży, której wartość w ciągu roku nie może przekroczyć 200 000 zł.
Nierejestrowany przedsiębiorca korzystający z podmiotowego zwolnienia z VAT nie ma więc obowiązku podawać na fakturze podstawy zwolnienia z VAT. Nie zostało to jednak zabronione, więc zalecam wpisanie takiego zwolnienia we wzorze faktury bez VAT. W tym przypadku podstawą zwolnienia z VAT jest art. 113 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.
Indywidualny wzór faktury stworzony przez nierejestrowanego przedsiębiorcę. Jak przygotować?
Wzór faktury bez VAT może stworzyć samodzielnie, albo skorzystać z wzorów dostępnych w internecie. Możesz wystawiać faktury przy użyciu specjalnie do tego przeznaczonych platform (stron internetowych), np. fakutrowania.pl.
Zalecam Ci jednak przygotowanie swojego wzoru, który zindywidualizujesz umieszczając na takiej fakturze dodatkowe dane (np. logo i adres strony internetowej) oraz dopasujesz kolory do swojej marki. Takie działanie będzie wyglądać bardzo profesjonalnie w oczach Twoich klientów. Wzór który stworzysz będziesz mogła/mógł wykorzystywać dowolną ilość razy, bez konieczności ponoszenia dodatkowych opłat!
Specjalnie dla nierejestrowanych przedsiębiorców przygotowałam wzór faktury bez VAT, który zawiera wszystkie obowiązkowe elementy. Wzór uwzględnia też elementy indywidualizujące i może być edytowany. Wzór jest dostępny, jako BONUS do szkolenia o prawidłowym księgowaniu przychodów w działalności nierejestrowanej.