Wpis archiwalny. Jeśli chcesz znać aktualne informacje o działalności nierejestrowanej zajrzyj na portal: www.dzialalnoscbezrejestracji.pl
O czym rozmawiałyśmy w trakcie live o księgowych aspektach prowadzenia działalności nierejestrowanej?
We wtorek, 17 marca 2020 roku odbył się wywiad na żywo z księgową Jagodą Horodecką. Rozmawiałyśmy o praktycznych aspektach działalności nierejestrowanej i o tym, jak prawidłowo księgować przychody z biznesu na próbę. Live możesz obejrzeć na Facebooku lub klikając w okienko, które znajduje się w dalszej części tego tekstu. Zależało nam na tym, by osoby które zadawały pytania w trakcie live mogły przeanalizować odpowiedzi również później, na spokojnie czytając artykuł. Odpowiedzi podane w artykule przygotowane są na zasadzie: pytanie, krótka, konkretna odpowiedź. Jeśli potrzebujesz bardziej rozbudowanych treści i analizy, posłuchaj live. Niniejszy artykuł jest tylko częściową transkrypcją live.
Odpowiedzi do pytań zadawanych w trakcie live z księgową.
Jakie obowiązki dokumentacyjno-księgowe ciążą na osobach prowadzących działalność nierejestrowaną ?
Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną przede wszystkim muszą prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży. Ewidencja ta to po prostu dokumentacja sprzedaży związanej z działalnością. Nie ma odgórnego wzoru takiej ewidencji, dzięki czemu możemy ją sobie dopasować do własnych potrzeb – zarówno pod względem wizualnym jak i formy jej prowadzenia. Oznacza to, że ewidencję sprzedaży możemy prowadzić zarówno w formie papierowej (np. w zeszycie) jak i w formie elektronicznej – np. w excelu.
Ważne, aby taka ewidencja zawierała następujące pozycje: liczbę porządkową, datę sprzedaży, numer dokumentu sprzedaży, wartość sprzedaży. Pomocne jest też wypisywanie wartości sprzedaży narastająco (tj. sumowanie wartości sprzedaży od początku miesiąca), dzięki temu w prosty sposób możemy kontrolować limit działalności.
Dodatkowo polecam prowadzenie analogicznej ewidencji kosztów – ułatwi to sprawę rozliczenia rocznego działalności. Pamiętajcie, że podatek dochodowy, jak nazwa wskazuje obliczany jest od dochodu, tj. przychody należne (w uproszczeniu suma sprzedaży) – koszty = dochód podlegający opodatkowaniu.
Podczas live padło pytanie o łączne prowadzenie ewidencji przychodów i kosztów. Moim zdaniem jest to dopuszczalne i byłoby to odzwierciedleniem książki przychodów i rozchodów, która ma zastosowanie w działalności gospodarczej.
https://www.prawo-mamy.pl/2019/10/10/dzialalnoscnierejestrowana-3/
Poza powyższymi trzeba mieć na uwadze, że osoby zarejestrowane do VAT muszą prowadzić również dodatkowe ewidencje – ewidencję sprzedaży VAT oraz ewidencję zakupów VAT. Do tego należy składać deklaracje VAT oraz pliki JPK.
Koszty w działalności nierejestrowanej. Nie można ich uwzględnić, jeśli chodzi o limit. Możemy jednak je odliczyć, gdy rozliczamy się z podatku dochodowego. O czym musimy pamiętać? Jak dokumentować koszty? Czy muszą to być faktury imienne? Czy może to być paragon? Czy dobrym pomysłem jest prowadzenie ewidencji kosztów?
O tym, jak prawidłowo wyliczyć limit możesz przeczytać tutaj:
https://www.prawo-mamy.pl/2020/03/02/limit/
Jak już krótko zostało wspomniane – tak, prowadzenie ewidencji kosztów wydaje się być dobrym pomysłem. Pamiętajmy, że mówimy tu wyłącznie o kosztach związanych z działalnością nierejestrowaną. Nie ma możliwości rozliczenia kosztów osobistych.
Jak dokumentować koszty? Najlepszym sposobem są faktury. W przypadku działalności nierejestrowanej tylko osoby zarejestrowane do VAT posiadają NIP i mogą uzyskać „klasyczną” fakturę, dla osób nieposiadających numeru NIP spokojnie w celach dokumentacyjnych wystarczy faktura imienna (nie ma obowiązku podawania numeru PESEL, choć nie jest to zabronione). Jeżeli chcemy poza imieniem i nazwiskiem można dodać nazwę firmy. Poza fakturami koszty możemy mieć udokumentowane np. potwierdzeniem przelewu (np. w przypadku opłaty za umowę), rachunkami (np. koszty wysyłki pocztą). W przypadku dokumentów, z których nie wynika na kogo zostały wystawione, polecam ich opisanie (np. na odwrocie dokumentu). Przykładowo – rachunek za wysyłkę – opis „koszty wysyłki do zlecenia z dnia ….. dla Pani Kasi Nowak albo koszty wysyłki w związku ze sprzedażą dla Pani Kasi Nowak”.
Więcej o warunkach uznania danego wydatku za koszt możesz przeczytać tutaj:
https://www.prawo-mamy.pl/2020/01/31/kosztywnierejestrowanej/
Co konkretnie może być kosztem? Przykłady kosztów w biznesie online, hand made, kosmetyczki?
- Biznes online: koszt utrzymania serwera, koszt kursu tworzenia stron na platformie WordPress, koszty porad u prawnika/księgowej, koszt reklam np. na facebook, koszty związane z możliwością sprzedaży na allegro
- Rękodzieło: koszty materiałów, niezbędnych sprzętów, koszty opakowań do wysyłki rękodzieła, koszty słodyczy które chcemy wręczyć klientowi przy okazji zakupu np. krówki, koszty reklamy, koszty sesji zdjęciowej produktów
- Kosmetyczki: koszty niezbędnych produktów i sprzętu w tym np. krzesło dla kosmetyczki i klientki, stolik i biurko, materiały promocyjne firmy, której kosmetyków używamy, próbki dla klientów, koszty sterylizacji narzędzi, koszty wizytówek
Czy zakup e-booka o działalności nierejestrowanej może być kosztem?
Jak najbardziej, zakup e-booka o dzielności nierejestrowanej może być kosztem. Kosztem mogą być również inne pozycje (książki, czasopisma, dostęp internetowy do jakiegoś portalu), których tematyka wiąże się z prowadzoną działalnością.
Jak uwzględnić koszty w rozliczeniu rocznym? Który PIT wypełnić, w którym miejscu wpisać koszty? Przez ile czasu przechowywać faktury kosztowe?
Rozliczenie działalności gospodarczej w podatku dochodowym dokonuje się po skończonym roku podatkowym do końca kwietnia następnego roku. Rozliczenia dokonuje się na deklaracji PIT-36 (w części C jest rubryka odpowiadająca działalności nierejestrowanej). Należy uzupełnić tam pole dotyczące przychodu (wartość sprzedaży), kosztów (wszystkie koszty związane z działalnością) oraz dochód bądź stratę (przychody – koszty).
Dokumenty związane z działalnością gospodarczą należy przechowywać przez okres 5 lat licząc od końca roku w którym upłynął termin płatności podatku. Tu trzeba mieć na uwadze, że podatek dochodowy rozliczamy w kolejnym roku (tj. w 2020 za rok 2019), co oznacza że okres 5 lat dla dokumentów z 2019 roku należy liczyć od końca 2020 roku, tj. dokumentację związaną z rokiem 2019 należy przechowywać do zakończenia roku 2025.
Więcej o rozliczeniu podatkowym za 2019 rok przeczytasz tutaj:
https://www.prawo-mamy.pl/2020/02/10/dzialalnosc-nierejestrowana2020/
Czy osoby prowadzące działalność nierejestrowaną poradzą sobie z księgowością same? Kiedy mogą pojawić się problemy? Kiedy skorzystać z pomocy księgowej?
Prowadzenie działalności nierejestrowanej jest dość proste. Wydaje się, że każdy powinien poradzić sobie sam. W momencie gdy zauważymy że limit jest już blisko górnej granicy, bądź myślimy o rejestracji jako podatnik VAT warto skonsultować się z księgową. W przypadku limitu, może ona doradzić jak uważać aby go nie przekroczyć, albo jak przejść na działalność gospodarczą, zaś w przypadku podatku VAT pomoże podjąć właściwą decyzję i udzieli dalszych wskazówek.
Czy rozliczamy całą fakturę czy tylko to co zużyliśmy np. kupiono 50 m materiału a zużyto 25 to czy można odliczyć całą fakturę czy tylko te 25 m zużytego materiału?
Nie da się jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie, ponieważ zależy do czego będą zużyte pozostałe 25m. Jeżeli na cele prywatne, to możemy rozliczyć jedynie zużyte 25m. Jeżeli jednak pozostały materiał również zostanie zużyty na cele związane z działalnością, w kosztach można rozliczyć całość materiału.
Czy można rozliczać też to, co używamy na cele prywatne?
Jak już zostało to wskazane wyżej, nie można rozliczać wydatków które są wydatkami prywatnymi.
Czy konieczny jest pesel na fakturze?
Nie. Wystarczy imię i nazwisko.
Czy jak mam pełnomocnictwo na wysyłkę to to nadal będzie przychód jak nie wpłacam swoich pieniędzy tylko klienta?
Niestety nie ma co do tego uregulować prawnych, ale z dużą dozą niepewności należy podchodzić do tego typu rozwiązań. W przypadku kontroli może bowiem dojść do sytuacji, w której tego typu zachowania zostaną uznane za obejście przepisów i ominięcie limitu przychodów należnych.
To ja poproszę o wyjaśnienie kwestii, kiedy mamy umowę zlecenie lub o dzieło w danym miesiącu i jednocześnie przychód z działalności nierejestrowanej. Co w sytuacji, gdy te umowy mają podobny zakres działalności, co działalność nierejestrowana – jak wtedy z limitami i dokumentacją?
W takiej sytuacji zalecamy dużą ostrożność, bowiem w przypadku ewentualnej kontroli urząd skarbowy może przychody z tych umów włączyć do limitu działalności nierejestrowanej.
Ja mam pytanie odnośnie kosztów przesyłki. Kupuję materiały, z których korzystam w mojej działalności nierejestrowanej przez internet i płacę za koszt materiału + koszt przesyłki. Co mogę wrzucić w koszty przy rozliczeniu PIT? Czy tylko koszt materiału czy również koszt przesyłki? Na fakturze widnieją obydwa te koszty w rozbiciu na koszt materiału i koszt dostawy.
Jak najbardziej, koszty przesyłki związane z zakupem materiałów potrzebnych w działalnością są również kosztem podatkowym, są to tzw. koszty uboczne zakupu.
Jeśli zamówiłam np w grudniu 2019 roku a towar przyszedł mi w styczniu 2020 roku to rozliczam koszty z 2019 czy już liczę jako 2020 rok?
W przypadku działalności nierejestrowanej mamy do czynienia z księgowością uproszczoną, a zatem rozliczamy koszty wtedy kiedy zostały one poniesione, nie zwracają uwagi na okres którego dotyczą (tj. kiedy dany towar będzie wykorzystany w działalności).
Czy mogę w koszta wliczyć internet, jeśli prowadzę sprzedaż przez internet? A i jeśli chodzi o tą fakturę za internet to posiadam za telewizję i internet ale mam uwzględnione ile place za internet tylko że mam to na jednej fakturze czy może tak być czy muszę mieć całkiem osobna za internet?
W opisanym przypadku moim zdaniem dopuszczalne będzie rozliczenie Internetu.
Czy można mieć 2 działalności nierejestrowana? Np. Jedna na rękodzieło, a druga na prowadzenie zajęć dla dzieci.
Nie jest możliwe prowadzenie dwóch działalności, byłoby to bowiem unikanie opodatkowania.
Czy na fakturze musi być nazwa firmy, czy wystarczy moje nazwisko?
Wystarczy nazwisko.
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców
- Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
- Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
Jagoda Horodecka
Prowadzę swoją firmę, w której zajmuje się księgowością małych przedsiębiorstw oraz współpracą z kancelariami w zakresie prawno-podatkowym. Przedsiębiorcom oraz przyszłym przedsiębiorcom oferuję kompleksową pomoc – od doradztwa w zakresie założenia firmy, przez bieżące funkcjonowanie (obsługa administracyjna, księgowa, doradztwo) aż do zawieszenia/zakończenia działalności. Na Instagramie na profilu @opodatkowana. pokazuję, że podatki mogą być ciekawe.
Jeśli interesuje Cię temat biznesu na próbę zastanów się nad zakupem e-booka o działalności nierejestrowanej. Przygotowałam dla Ciebie kompleksowe opracowanie. Kompendium wiedzy prawnej, księgowej i macierzyńskiej na temat działalności bez rejestracji.
Więcej szczegółów jest dostępnych w zakładce sklep.
