Słowo wstępu.
Z każdych zarobionych pieniędzy musisz rozliczyć się z fiskusem. Nawet z tych przychodów, które osiągasz w ramach działalności nierejestrowanej. Jako początkujący przedsiębiorca musisz zapoznać się z wszystkimi obowiązkami podatkowymi jeszcze przed pierwszą sprzedażą. Jest to ważne, jeśli zależy Ci na uczciwym, profesjonalnym i zgodnym z prawem startem z małym biznesem.
Przygotowałam artykuł, w którym opisałam najważniejsze definicje i zasady związane z tematem podatków w działalności nierejestrowanej. Pamiętaj, że wpis ma charakter ogólny i dotyczy obowiązków wszystkich osób prowadzących działalność nierejestrowaną. Nie udzielam indywidualnych porad podatkowych. Jeśli masz wątpliwości, jak należy postąpić w Twojej sytuacji skontaktuj się z doradcą podatkowym albo złóż wniosek o indywidualną interpretację przepisów prawa podatkowego. Nie zostawiaj swoich pytań i wątpliwości na później. Brak rzetelności w wywiązywaniu się z obowiązków podatkowych może spowodować, że poniesiesz negatywne konsekwencje, np. w postaci grzywny.
Definicje podatkowe, z którym powinnaś się zapoznać nim wystartujesz z działalnością nierejestrowaną.
Definicje to zasady, drogowskazy, które pomagają poruszać się w danym temacie. Podatki to specyficzny i trudny język. Jest kilka pojęć, które mogą wydawać się podobne, a oznaczają coś zupełnie innego.
Przychód i dochód:
Określeń tych nie powinno się używać wymiennie, ponieważ mogą wprowadzić w błąd ocenę sytuacji finansowej twojej działalności nierejestrowanej. Najprościej mówiąc dochód, to przychód minus koszty. Przychód to wszystkie kwoty należne w działalności nierejestrowanej, czyli łączna wartość sprzedanych dóbr, towarów i usług. Gdy od przychodu odejmiesz wydatki które ponosisz w ramach swojej działalności nierejestrowanej, czyli koszty uzyskania przychodu, otrzymasz dochód.
Do przychodów należnych zalicza się kwoty należne (również te które nie zostały faktycznie otrzymane), po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont.
Ma to duże znaczenie w działalności nierejestrowanej. Dlaczego?
To dochód stanowi realne odzwierciedlenie sytuacji finansowej twojej działalności nierejestrowanej, ponieważ przedstawia informację o rzeczywiście wypracowanym zysku lub poniesionej przez Ciebie stracie w danym okresie czasu (miesiąc, rok).
Limit działalności nierejestrowanej:
Zgodnie z art. 5 ustawy prawo przedsiębiorców nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia, o którym mowa w ustawie z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę i która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej. Jeżeli przychód należny z działalności nierejestrowanej, przekroczy w danym miesiącu wysokość określoną w przepisach, działalność ta staje się działalnością gospodarczą, począwszy od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie wysokości (limitu).
Więcej o zasadach (i pułapkach) liczenia limitu przeczytasz w artykule dostępnym tutaj:
Koszty w działalności nierejestrowanej:
Przeczytałaś już, że pod względem podatkowym ważne jest odróżnienie przychodu od dochodu. Dochód, to przychód minus koszty. W związku z tym w momencie, gdy będziesz rozliczać podatek dochodowy możesz odliczyć (i tym samym zmniejszyć wartość podatku do zapłaty) koszty prowadzenia działalności nierejestrowanej. Każdy wydatek, który ponosisz w ramach swojej działalności nierejestrowanej musi spełnić aż trzy warunki (łącznie), aby można go było uznać za koszt.
Pamiętaj też o tym, że limit działalności nierejestrowanej dotyczy przychodu należnego. W przypadku liczenia limitu NIE UWZGLĘDNIASZ kosztów prowadzenia działalności nierejestrowanej.
Tutaj przeczytasz cały artykuł o kosztach w działalności nierejestrowanej:
NIP:
NIP to Numer Identyfikacji Podatkowej. Jest to dziesięciocyfrowy kod, służący do identyfikacji podatników w Polsce. Każdy numer jest inny. Przedsiębiorca podczas swojej biznesowej działalności może posiadać tylko jeden i ten sam NIP. Niczego nie zmienia zawieszenie czy zakończenie działalności firmy. Każda cyfra Numeru Identyfikacji Podatkowej ma swoje znaczenie. NIP jest tworzony w taki sposób, aby po wykonaniu kontrolnego obliczenia nigdy nie wyszła liczba 10. Jeśli się tak stanie, dany numer nie jest prawidłowy, a już na pewno nie został nadany przez fiskusa.
VAT:
Podatek od towarów i usług, potocznie nazywany podatkiem VAT. Jest to danina, która dotyczy zarówno sprzedawców, jak i nabywców, ponieważ jego wartość jest doliczana do wartości netto transakcji kupna-sprzedaży. Zasadnicza konstrukcja tego podatku oparta jest na mechanizmie opodatkowanie – odliczenie.
Co to oznacza?
Sprzedawca ma obowiązek naliczenia podatku od sprzedaży towaru lub usługi (tzw. podatek należny Skarbowi Państwa) oraz możliwość (prawo) odliczenia od podatku należnego kwoty podatku zapłaconego przy nabyciu tego towaru lub usługi (tzw. podatek naliczony).
PIT:
PIT – ang. Personal Income Tax. Jest to określenie dotyczące podatku dochodowego od osób fizycznych. Zaliczany jest do grupy podatków bezpośrednich. Podmiotem opodatkowanym jest każda osoba fizyczna uzyskująca określone przychody. Potocznie określenie PIT utożsamia się z deklaracją podatkową jaką podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych muszą okresowo składać do organów skarbowych przedstawiając wysokość wyliczonego podatku oraz kwot, które posłużyły do jego wyliczenia. W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność nierejestrowaną właściwą deklaracją będzie PIT-36.
Jak się podpisywać na deklaracjach podatkowych? Czy osoby prowadzące działalność nierejestrowaną posługują się numerem PESEL czy NIP?
Większość osób prowadzących działalność nierejestrowaną będzie posługiwać się numerem PESEL. Tylko w niektórych sytuacjach (określonych w ustawie o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników) podatnicy mogą wystąpić o nadanie NIP.
W przypadku osób prowadzących działalność nierejestrowaną konieczność posługiwania się NIP zaistnieje w dwóch sytuacjach.
Pierwsza grupa osób, która powinna złożyć formularz NIP-7, to gdy nierejestrowany przedsiębiorca wykonuje czynności, które podlegają opodatkowaniu VAT i musi zarejestrować się jako podatnik czynny VAT. Druga sytuacja, gdy należy wystąpić o nadanie NIP, to konieczność księgowania przychodów z działalności nierejestrowanej na kasie fiskalnej.
Więcej o obowiązkach związanych z NIP w działalności nierejestrowanej pisałam tutaj:
Dlaczego ustawa o podatku od towarów i usług jest ważna z punktu widzenia początkujących przedsiębiorców? Działalność nierejestrowana a VAT!
Ustawa o podatku od towarów i usług zawiera regulacje dotyczące przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą. Działalność gospodarcza to nie zawsze tylko ta zarejestrowana w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. W zależności od tego, jaką ustawę weźmiemy do analizy, otrzymamy inną definicję.
Jakie to ma znaczenie dla działalności nierejestrowanej? Ogromne!
Zgodnie z definicją działalności gospodarczej zawartą w ustawie o VAT, za działalność gospodarczą uważa się wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Oznacza to, że wszystkie osoby prowadzące działalność nierejestrowaną na gruncie ustawy o VAT, są przedsiębiorcami i mają określone obowiązki. Do ustalenia pozostaje status nierejestrowanych przedsiębiorców pod kątem VAT, czyli ustalenie czy będziesz podatnikiem czynnym VAT, czy skorzystasz ze zwolnienia.
O tym, kto powinien zarejestrować się jako podatnik czynny VAT, prowadząc działalność nierejestrowaną pisałam tutaj:
Większość osób prowadzących mały biznes skorzysta ze zwolnienia, ale to nie oznacza, że nie ma wtedy żadnych obowiązków!
Osoby zwolnione z rejestracji jako podatnik czynny VAT muszą m.in. prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży oraz wystawiać faktury na żądanie klientów w ściśle określonych terminach. Są ta dwa główne obowiązki księgowe osób prowadzących działalność nierejestrowaną.
Więcej o fakturach pisałam tutaj:
Jak uzupełniać uproszczoną ewidencję sprzedaży?
Uproszczoną ewidencję sprzedaży należy uzupełniać rzetelnie i na bieżąco. Możesz mieć swój wzór uproszczonej ewidencji sprzedaży albo skorzystać z tego co dla Ciebie przygotowałam. Ewidencja powinna zawierać co najmniej liczę porządkową, kwotę przychodu i kwotę przychodu narastająco. Warto jednak dodać inne rubryczki. Ewidencja może być narzędziem, dzięki któremu będziesz mieć kontrolę nad swoim małym biznesem.
W sierpniu 2020 roku przeprowadziłam wyzwanie biznesowe w trakcie którego opowiadałam o tym, jak prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży i na co należy zwrócić uwagę.
Tutaj znajdziesz dostęp do trzech wideo (oraz pisemnej transkrypcji) dotyczących uproszczonej ewidencji sprzedaży:
Podatek dochodowy od przychodów osiągniętych z działalności nierejestrowanej? Wypełnij deklarację PIT-36!
- Jako osoba prowadząca działalność nie musisz wpłacać zaliczek na podatek dochodowy, ale musisz złożyć deklarację PIT-36, po zakończonym roku podatkowym (do 30 kwietnia następnego roku). W deklaracji PIT-36 znajdziesz odpowiednia okienka dotyczące działalności nierejestrowanej, w których musisz wpisać swój przychód, koszty oraz dochód lub stratę.
- Jeśli oprócz działalności nierejestrowanej w trakcie roku podatkowego miałaś też inne przychody, np. z pracy na etacie lub z działalności wykonywanej osobiście (umowa o dzieło, umowa zlecenie), to powinnaś rozliczyć wszystkie przychody łącznie na deklaracji PIT-36.
- Rozliczenie z działalności nierejestrowanej odbywa się na zasadach ogólnych, w związku z tym możesz rozliczyć się sama, z małżonkiem albo np. jako osoba samotnie wychowująca dziecko. Wszystko zależy od Twojej indywidualnej sytuacji i tego, co będzie dla Ciebie najbardziej opłacalne pod względem podatkowym.
- Możesz też skorzystać z ulgi na dziecko, jeśli spełniasz ogólne warunki (m.in. z ulgi można skorzystać jedynie na małoletnie dzieci, a gdy ma się tylko jedno dziecko trzeba spełnić dodatkowy warunek finansowy).
Więcej o podatku dochodowym w działalności nierejestrowanej pisałam tutaj:
Pakiet księgowy dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną.
Osoby prowadzące mały biznes muszą dbać o limit działalności nierejestrowanej, uzupełniać codziennie uproszczoną ewidencję sprzedaży, wystawiać faktury na żądanie klientów, księgować koszty prowadzenia swojej działalności nierejestrowanej, archiwizować dokumenty sprzedażowe i kosztowe. Aby ułatwić Ci rozpoczęcie biznesu ze spokojną głową przygotowałam pakiet księgowy dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną.
W skład pakietu księgowego dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną wchodzi:
- Wzór uproszczonej ewidencji sprzedaży stworzony w programie Excel.
- Wzór ewidencji kosztów.
- Wzór faktury bez VAT.
- Tutorial na którym tłumaczę, jak korzystać z ewidencji.
- Szkolenie dotyczące prawidłowego księgowania przychodów osiągniętych z działalności nierejestrowanej.
- Prezentacja szkoleniowa w formacie pdf (do wydruku).
- BONUS: minibiznesplan działalności nierejestrowanej.
Wzór uproszczonej ewidencji sprzedaży jest dostępny w trzech formatach:
- pdf (do druku),
- docx (do odczytu w Wordzie z możliwością edytowania),
- xlsx (do odczytu i edycji w programie Excel).
Wzór stworzony w programie Excel zawiera skróty pomagające podliczać miesięczną wartość sprzedaży (pomocne w pilnowaniu limitu działalności nierejestrowanej) oraz roczną wartość sprzedaży (pomocne w rozliczeniu podatkowym).
Plik w Excelu składa się z 16 kart:
- karta wstępna z możliwością wpisania danych osoby prowadzącej działalność nierejestrowaną,
- 12 kart miesięcznych (każdy miesiąc ma oddzielną tabelkę i skróty pomocne w liczeniu),
- karta zamykająca rok (z uwagami pisemnymi jak prawidłowo wyliczyć podatek do zapłaty),
- karta do zapisywania kosztów ponoszonych na działalność nierejestrowaną,
- karta zawierająca wykres sprzedażowy pomocny w analizie prowadzonego biznesu.
Szkolenie dotyczące prawidłowego prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży:
- Wstęp w formie filmiku video (przedstawienie autorskiej formuły 10 kroków do legalnego rozpoczęcia sprzedaży w ramach działalności nierejestrowanej).
- Tutorial (video) jak prawidłowo wypełniać uproszczoną ewidencję sprzedaży (krok po kroku, okienko po okienku).
- Video z odpowiedziami na pytania dotyczące uproszczonej ewidencji sprzedaży i prawidłowego księgowania dokumentów w działalności nierejestrowane.
- Zakończenie w formie filmiku video (podsumowanie i wskazanie innych rodzajów dokumentów, o które należy dbać prowadząc działalność nierejestrowaną).
Pytania dotyczące uproszczonej ewidencji sprzedaży na które odpowiedziałam w czasie szkolenia:
- Jaki jest moment powstania przychodu należnego w przypadku prowadzenia działalności nierejestrowanej?
- Czym różni się dochód od przychodu?
- Czy w uproszczonej ewidencji sprzedaży wpisujemy koszty?
- Po co prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży?
- Czy osoby posiadające kasę fiskalną muszą prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży?
- Czy w uproszczonej ewidencji sprzedaży wpisujemy każdą transakcję czy należy zsumować każdy dzień?
- Czy do każdej sprzedaży wystawiamy fakturę i wpisujemy w uproszczonej ewidencji sprzedaży?
- Co to jest ewidencja sprzedaży bezrachunkowej i czym różni się od uproszczonej ewidencji sprzedaży?
- Cechy dobrze prowadzonej uproszczonej ewidencji sprzedaży i konsekwencje zaniedbań lub braku jej prowadzenia?
- Jak wygląda kontrola prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży przez Urząd Skarbowy?
- Jak liczyć limit działalności nierejestrowanej? Czy uproszczona ewidencja sprzedaży pomaga w prawidłowym liczeniu limitu?
- Co można wyłączyć z limitu? Jak księgować zwroty, skonta i obniżki w uproszczonej ewidencji sprzedaży?
- Jak w uproszczonej ewidencji sprzedaży księgować darowizny?
- Jak w uproszczonej ewidencji sprzedaży księgować zaliczki?
- Jak w uproszczonej ewidencji sprzedaży księgować zadatki?
- Jak w uproszczonej ewidencji sprzedaży księgować różne rodzaje czynność (np. sprzedaje rękodzieło ale chciałabym udzielać również korepetycji)?
- Czy uproszczoną ewidencję sprzedaży należy uzupełniać codziennie, nawet jak nic nie zarobimy?
- Jak prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży, gdy jesteśmy na zwolnieniu lekarskim (np. w czasie ciąży lub choroby) i nie możemy prowadzić działalności nierejestrowanej?
- Czy uproszczona ewidencja sprzedaży przydaj się do wyliczenia podatku? Jak na jej podstawie dobrze się rozliczyć?
- Jak prawidłowo księgować w uproszczonej ewidencji sprzedaży wysyłkę produktu. Czy to jest koszt czy przychód skoro klient daje mi pieniądze razem za przesyłkę i produkt?
- Czy uproszczoną ewidencję sprzedaży prowadzimy w rozliczeniu dziennym, miesięcznym czy rocznym?
- Co zrobić jak zaczynam prowadzić działalność nierejestrowaną w ciągu roku? Czy można zacząć księgowanie przychodów w uproszczonej ewidencji sprzedaży w wybranym miesiącu czy trzeba od początku roku?
- Czy można uzupełniać uproszczoną ewidencję sprzedaży wstecz? Co zrobić, jeśli już prowadzę działalność nierejestrowaną ale nie księgowałam przychodów w uproszczonej ewidencji sprzedaży?
- Czy uproszczona ewidencja sprzedaży jest prowadzona do 1 dnia każdego miesiąca czy od pierwszego dnia, gdy zaczęłam prowadzić działalność nierejestrowaną (np. od 15 czerwca do 15 lipca).
- Jak przechowywać (w jakich warunkach i w jakim miejscu) uproszczoną ewidencję sprzedaży?
- Czy uproszczoną ewidencję trzeba drukować czy można mieć tylko na komputerze w Excelu?
- Jak długo należy archiwizować uproszczoną ewidencję sprzedaży?
- Czy można komuś zlecić prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży?
Wystarczy jeden wieczór, abyś ogarnęła księgowość w swojej działalności nierejestrowanej!
Pracowałam nad tym produktem przez kilka miesięcy, robiąc różne wersje ewidencji i zbierając pytania od osób startujących z małym biznesem. Wykonałam ogromną pracę, by Ciebie odciążyć.
Pakiet księgowy dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną kupisz tutaj:
Artykuł nie stanowi czynności doradztwa podatkowego. Nie traktuj go, jak porady prawnej czy podatkowej. Jeśli masz wątpliwości dotyczące Twojej indywidualnej sytuacji podatkowej skontaktuj się z doradcą podatkowym.
Podstawa prawna artykułu:
- Ustawa o podatku od towarów i usług.
- Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych.
- Ustawa Prawo przedsiębiorców.
- Ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.